ERP Nedir?

Enterprise Resource Planning (ERP) olarak sıkça duyulan Türkçe olarak ise kurumsal kaynak planlaması şeklinde anılan entegre sistemlere dair merak edilen genel sorular ve ayrıntıları bu içerikte derlemek ve siz değerli okuyucularımızla paylaşmak istedik…

ERP, yani kurumsal kaynak planlaması, işletme ve sermaye yönetim disiplinlerinin gelişen teknolojiyle daha işlevsel ve verimli bir şekilde ele alınmasını sağlayan olanaktır. Belli bir hedefe dönük hazırlanan bu sistemler birer yazılım olup markadan markaya ve hatta sürümden sürüme farklı özellikler barındırmaktadır.

İçindekiler

ERP Kimler İçin Kullanılmalı?

Kurumsal kaynak planlaması, işletmeler için oluşturulan yazılımların genel ismidir. Her ne kadar firmalarla özdeşmiş olsa da aslında siyasi partilerden sivil toplum kuruluşlarına kadar tüm tüzel kişiliklerin kullandığı ve kullanabileceği bir sistemdir. Bu sistemin amacı, işteki verimin artırılması, yani maliyetlerin düşürülüp kazancın artırılmasıdır.

Ayrıca bknz: HRM Nedir?

ERP, Türkiye’de de, Dünya’nın diğer birçok noktasında olduğu gibi orta ve büyük sermayeli işletmelere hitap etmektedir. Bununla birlikte küçük ve orta büyüklükteki işletmelerde de sıkça yararlanılır. Hatta yeni bir işe kalkışan ve henüz çalışan sayısı oturmamış işletmelerde bile şayet ERP yazılımını kullanabilen kimse varsa, denenmesi oldukça sık karşılaşılan bir durumdur. Her şey bir yana, kurumsallaşmış firmalardan zaten beklenen ERP, kurumsallaşma yolunda ilerleyen firmalardan da beklenen bir atılımdır.

ERP Neden Kullanılmalı?

Bir işletmenin neden ERP kullanması gerektiğinin yanıtı aslında kısa ve nettir:

Verimi artırmak. Verimin artırılması ise farklı şekillerde sağlanabilmektedir. Genel olarak ortak bilgi ve veri paylaşımı sayesinde hem planlama süreçleri kısaltılmaktadır hem de buna bağlı olarak karar verme süreçleri hızlandırılmaktadır.

Ayrıca denetleme ve şirket içi şeffaflık olanağı ERP ile oldukça kolaydır; çünkü ister üretim, ister hizmet sektörü olsun her aşama rahatlıkla bilgisayar ekranlarından takip edilebilmektedir.

ERP ile edinilen bu kolaylık ve olanaklar sayesinde eksiklik, hata ve yanlışlar düzeltilebilir. Hatta teslimat veya lojistik gibi alanlarda henüz hata tamamlanmadan önüne geçilebilir. Bir diğer deyişle, öngörü sağlanarak önlem alınabilir. Bunların geneli ise maliyetlerin düşmesine olanak tanır. Diğer yandan iş yükü azaltılmış olur ve fiziki koşullarda zaman ve madde (kırtasiye malzemeleri gibi) masrafı yaratacak işlemlerin kısaltılması sağlanarak tasarruf sağlanabilir.

ERP Kullananlara Neler Sağlar?

ERP, özellikle üretimle ilgili firmalar için önemlidir. İster hammadde temin edip ara girdi (ürün) çıkartan firmalar olsun, ister ara ürünler temin edip son ürünü sunanlar olsun tümü için özel bir anlamı daha vardır: Yüksek kârlılık.

Türkiye ve daha birçok ülkede firmalar hammadde ve ara girdilerinin en azından bir kısmını ithal etme durumunda kalabilir. Yaklaşık altı ay önce 1000 ABD Doları karşılığı alınan ürün kullanılarak edinilen ve piyasaya sürülen ürünün kâr ettirecek fiyatı da ABD Doları – Türk Lirası değişimine bağlı olarak günlük ve hatta saatlik değişime maruz kalabilir. KOBİ ve büyük işletmelerdeki fiyat değişimleri de kimi durumlarda dövize endeksli olarak hesaplanmaktadır. ERP sayesinde aynı ürünün aynı anda her noktada satışı mümkündür ve özel indirim hesaplamalarında mutlak kazancın sağlanması böylece kolaydır.

Dövize bağlı değişen fiyatlandırmalar dışında, insan kaynakları ve personel daireden satın almaya, dış ticaretten muhasebeye kadar firmaların çalışanlarına standart bir bilgi sunulması sağlanır. Bu da firmanın kurumsallaşmış olmasının göstergelerinden birisidir. Şöyle ki avans kullanımı, yıllık izin takibi, hangi lojistik veya kargo firmasının sabit ürünü belirli iki nokta arasında daha önce ne kadara taşımış olduğu, hangi müşteriye daha önce yüzde kaç indirim uygulandığı gibi gözden kaçabilecek bilgilerin getirilmesi ERP ile mümkündür.

Şirket içi standart bilgi birçok açıdan önem barındırmaktadır. Bununla beraber özellikle şu kişi(ler) için ayrıca değeri bulunmaktadır:

Bir çalışanın görev değişikliği sonucunda onun yerine atanan kişi,
İşten çıkarma sonrası yeni alınan kişi,
Denetleme ve izleme yapmak isteyen görevli (amir, üst),
İşveren veya ilgili departman sorumlusu,
Resmî kurumlardan görevi gereği firmaya gelen kişi

1) ERP Kolaylık ve Tasarruf Sağlar!

Kısacası ERP için bir firmanın sahip olduğu tüm bilgi ve verinin toplandığı havuz demek doğru olacaktır. Buna ek, bu havuzda aranan bilginin bulunması da klavyede birkaç tuşa basılmasıyla mümkündür.

ERP kullanmayan bir firmada, departmanlar arası iletişimin olabildiğince sağlam ve işlevsel olması gerekmektedir; çünkü hemen her departman bazı ortak verilere ihtiyaç duymaktadır. Örneğin bir fabrikanın günlük ve haftalık rutinleri arasında yer alan genel ve kısmi temizlik için alınan sarf malzemelerden satıl alma departmanı sorumludur. Bu ürünlerin alımının kaydı yalnızca satın alma departmanında bulunur ve diğer departmanların bu verilere erişimi ilgili kişi izin vermedikçe veya iletişim kurmadıkça mümkün değildir. Hâlbuki bu çıktının (masrafın) bir gider olarak gösterilmesi duruma göre ya ön muhasebenin ya da muhasebenin sorumluluğundadır. Kimi yoğun dönemlerde tüm ciro içinde ufak bir payı olan bu rakamlar gözden kaçabilir. Bununla beraber, masrafın ne kadar olduğu, satın alma departmanının bilerek veya bilmeyerek zarar ettiği bilgisi de ancak denetlemeyle mümkündür. Zararın kolay yoldan önlenmesi ve olasıysa giderilmesi de ERP ile mümkündür.

2) ERP Firmanızın Verimliliğini Arttırır!

ERP sistemlerinin kullanımı ne yazık ki kimi zaman karmaşık bir durum alabilir ve oldukça zor olduğu da savunulabilir. Bu yüzden hem güvenilir ve kullanışlı bir yazılımın tercih edilmesi hem de istihdam edilecek kişinin alanında eğitim almış adaylar arasından seçilmesi önemlidir. ERP ile kimi öngörülerde (üç ay sonraki kâr-zarar durumu gibi) bulunmak mümkündür; ancak piyasalardaki beklenmedik kırılmaların da yaşanabileceği riski göz önünde bulundurulmalıdır. Önceki zaman ve şimdiki zaman değerlendirmesi için müthiş bir olanak sunan ERP, gelecek zaman için varsayım ve olasılık seçenekleri barındırabilir. Şirket sırlarının güvende kalması veya erişimine izin verilen çalışanlardan saklı tutulabilmesi için kimi bilgi ve verilerin yönetim kurullarının onayıyla sisteme yüklenmemesi önemlidir.

“Yüksek Verim İçin” kısmında bahsedilenler dışında bir noktanın daha vurgulanması gerekmektedir. Kullanışlı ve güvenilir bir yazılım önemlidir; ancak yeterli olduğu söylenemez. Bunun nedeniyse her firmanın kendi yapısına uygun yazılımı seçme durumunda oluşudur. Diğer durumda hem maddi anlamda zarar edilmiş hem de “nakit” olarak görülen zamanın boşa harcanmış olması kuvvetli ihtimaller dahilindedir. Bu noktada işverenlere rehberlik edebilecek bir makaleyi Dr. Erkan Bayraktar ile Mehmet Efe kaleme almış ve “Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) ve Yazılım Seçim Süreci” ismiyle 2006 yılında yayınlamıştır. Bununla birlikte, yine en yüksek verimin sağlanabilmesi için diğer firmaların ve mümkünse rakip firmaların yüzleşmiş olduğu sorunlar ve aksaklıklar da bilinmeli ve benzer hatalarla karşılaşmaktan kaçınılmalıdır. Bununla ilgiliyse yine 2006 yılında yayınlanan “Kurumsal Kaynak Planlama (KKP) Uygulaması Sonrası İşletmelerin Yaşadığı Sorunlar” isimli Aysel Karadede ile Ömer Baykoç’un kaleme aldığı akademik makale bir rehber niteliğindedir.

ERP Seçenekleriniz!

2000’li yıllara yaklaşırken Türk firmaları içerisinde de ERP konusunda kendisini kanıtlayan isimler olmuştur. 2010’lu yıllardaysa Türk firmalarından bazıları global ölçekte başarı yakalamış ve bilinirliklerini arttırmıştır. Bununla birlikte Türkiye piyasasında varlık gösteren yabancı firmalarda ilgi görmektedir. İçlerinden birini diğerine karşı önerme durumu olmasa da işinize yarayabilecek en önemli önerimiz şudur: Sizler de arayışınızda tüm seçenekleri araştırmalı ve kendilerinden özellikleri ve fiyatları hakkında fiyat almalısınız ve edindiğiniz bilgileri de mutlaka karşılaştırmalı, piyasada sizinle aynı veya benzer işi yapanların neyi tercih ettiğini, memnun olup olmadığını soruşturmalısınız.